چرا کسب و کار شما به سیستم مدیریت اسناد نیاز دارد؟

(آخرین به روز رسانی در: 15 دسامبر 2022)

یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) می تواند چالش های اصلی اکثر سازمان ها را حل کند. به عنوان مثال، می تواند فضای ذخیره سازی، امنیت داده ها، کارایی و همکاری خلاقانه را افزایش دهد.

اگر در این فناوری تازه کار هستید، از سیستم های مدیریت داده برای ضبط، ذخیره، ردیابی و مدیریت نسخه های الکترونیکی محتوای کاغذی مانند تصاویر دیجیتال، فایل های پردازش کلمه و فایل های PDF استفاده می شود.

کسب‌وکارهایی که از این فناوری نوآورانه چشم‌پوشی می‌کنند، اگر با بهره‌وری ضعیف، پرونده‌های گم‌شده یا دزدیده شده، و مسائل قضایی و رعایت قوانین دست و پنجه نرم می‌کنند، نباید تعجب کنند.

فرقی نمی‌کند که یک کسب‌وکار خانگی دارید یا یک برند بزرگ و جاافتاده. شما باید یک DMS کارآمد را در عملیات خود بگنجانید.

به خواندن ادامه دهید تا بدانید چرا برای کسب و کار خود به سیستم مدیریت اسناد نیاز دارید.

ادغام با CRM

بین سیستم مدیریت اسناد (DMS) و سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) تفاوت وجود دارد.

یک DMS به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا داده‌ها را به‌طور امن در یک مکان ذخیره و مدیریت کنند، و فایل‌ها را می‌توان از طریق رایانه، تبلت، لپ‌تاپ یا تلفن هوشمند با جستجوی سریع پایگاه‌داده دسترسی داشت.

از سوی دیگر، نرم افزار CRM از ردیابی هر ارتباط با مشتری پشتیبانی می کند. در نتیجه، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا روابط خود را تقویت کنند، مشتریان احتمالی را پیدا کنند و مشتریان گذشته را به دست آورند. از نیاز به صفحات گسترده و پایگاه های داده بی پایان جلوگیری می کند و حتی می تواند ادغام های مفیدی را ارائه دهد.

علیرغم تفاوت‌های آنها، می‌توان یک سیستم CRM را با یک DMS برای ذخیره داده‌ها در یک مکان سازمان‌یافته و بهبود فرآیندهای تجاری و امنیت داده‌ها ادغام کرد. برای مثال، می‌توانید یک CRM را با نرم‌افزار پیشنهادی Salesforce جفت کنید تا از داده‌های مشتری تلفیقی برای بهبود چرخه فروش شرکت خود استفاده کنید.

همگام‌سازی این سیستم‌ها از نیاز کاربران به جابه‌جایی بین نرم‌افزار جلوگیری می‌کند و جستجوی داده‌ها و اشتراک‌گذاری اسناد را آسان می‌کند.

بیایید اکنون به برخی از مزایای سیستم های مدیریت اسناد نگاهی بیندازیم.

امنیت داده های پیشرفته

شرکت‌هایی با هر اندازه‌ای هر روز با نقض داده‌ها مواجه می‌شوند، اما اکثریت آنها به تیتر اخبار نمی‌رسند. از زمانی که مقررات عمومی حفاظت از داده های اتحادیه اروپا (GDPR) در سال 2018 اجرایی شد، کشورهای اتحادیه اروپا تقریباً 300 میلیون یورو جریمه دریافت کرده اند.

به همین دلیل، یک سیستم مدیریت اسناد ضروری است. DMS مناسب می تواند از مواجهه کسب و کار شما با تهدید مخرب سایبری یا نقض پرهزینه داده جلوگیری کند، بنابراین ترس از دست دادن یا سرقت داده ها را از بین می برد.

مجوزهای کاربر مبتنی بر نقش در یک DMS وضوح را در مورد افرادی که اسناد را مشاهده، ویرایش، دسترسی یا حذف کرده‌اند افزایش می‌دهد و در عین حال کارکنان خاصی را از خواندن اطلاعات محرمانه محدود می‌کند. همچنین، راه‌حل‌های بایگانی دیجیتال و پشتیبان‌گیری آنها مسیرهای حسابرسی واضحی را برای کسب و کار شما فراهم می‌کند.

بازیابی بلایا قابل اعتماد

فایل های شرکت به دلایل مختلف و به طرق مختلف ممکن است از بین بروند یا از بین بروند. تهدیدات شامل حملات سایبری، خطای انسانی، بلایای طبیعی، اتصال ضعیف اینترنت، تخریب عمدی و حتی آتش‌سوزی است. علاوه بر این، یک حمله بدافزار می تواند وب سایت ها، داده های موجود در سایت و شبکه ها را تحت تأثیر قرار دهد. این مسئولیت صاحب کسب و کار است که یک سیستم قابل اعتماد بازیابی بلایا را در جای خود داشته باشد.

خوشبختانه، یک سیستم مدیریت اسناد از اسناد و داده های ارزشمند در تمام ساعات شبانه روز محافظت می کند، به این معنی که می توانید برای محافظت از آنها به پشتیبان گیری ابری از فایل های حساس اعتماد کنید. این بدان معناست که DMS ها می توانند به مالکان و مدیریت آرامش خاطری بدهند که می توانند به سرعت از نقض تصادفی یا عمدی داده ها بازیابی کنند.

به یاد داشته باشید، مصرف کنندگان از یک کسب و کار انتظار دارند که از داده های حساس آنها محافظت کند. یک DMS قابل اعتماد از این اطلاعات محافظت می کند، و همچنین باید یک خط مشی رازداری عمیق ایجاد کنید تا مراحل لازم برای محافظت کافی از فایل ها را شرح دهید تا همه کارکنان شما از یک صفحه کار کنند.

مطابقت مقرراتی به روز

هر سازمانی که اسناد را مدیریت می کند به یک سیستم مدیریت اسناد قابل اعتماد نیاز دارد. همانطور که گفته شد، مدیریت اطلاعات به صورت ایمن و اخلاقی یک الزام قانونی است.

اگر داده‌های مشتری، رسیدها و صورت‌حساب‌های شما به طور ایمن و کارآمد ذخیره نشود، ممکن است کسب‌وکار شما با عواقب قانونی جدی مواجه شود.

هیچ تجارتی از مسئولیت معاف نیست

اگر از قوانین پیروی نکنید، نه اندازه و نه شهرت کسب و کار شما از عواقب قانونی محافظت نمی کند. فرقی نمی‌کند که شما یک شرکت نوپا با طرفداران کوچک هستید یا یک سازمان بزرگ با مشتریان وفادار زیاد. کسب و کار شما ممکن است با ICO و تحقیقات پلیس روبرو شود.

هنگامی که آنها علت نقض و عاملان آن را مشخص کردند، بازرسان در مورد مسئولیت قانونی و مالی شرکت در مورد نقض قوانین GDPR در وب سایت یا شیوه های ذخیره سازی داده تصمیم می گیرند.

بنابراین، داده‌های خود را برای یک مجرم سایبری، متجاوز، یا کارمند ناراضی برای دسترسی به آن آزاد نگذارید. از آن محافظت کنید و یک مسیر حسابرسی مسئول با یک سیستم مدیریت اسناد امن ایجاد کنید.

جستجوی داده های سویفت

انبوهی از فایل‌ها می‌توانند یافتن اطلاعات حیاتی کسب‌وکار را پیچیده‌تر از آنچه که نیاز است، کنند. به جای صرف یک ساعت برای جستجوی یک سند مهم، DMS ها قابلیت جستجوی کلمات کلیدی را دارند تا به شما کمک کنند فوراً آنها را پیدا کنید.

اگر نمی توانید نام خاص یک فایل را به خاطر بسپارید، یک DMS با جداسازی و ذخیره داده ها با استفاده از متغیرهایی مانند دسته ها، تاریخ های ذخیره سازی، انواع فایل ها و موارد دیگر، فرآیند جستجو را ساده می کند.

بنابراین، غربال کردن دستی فایل‌ها با DMS به گذشته تبدیل می‌شود. هر سند را می توان به یک یا چند دسته اضافه کرد تا از سایر فایل ها متمایز شود. هر چه دسته بندی ها خاص تر و به روزتر باشند، یافتن داده های مورد نظر آسان تر است.

به عنوان مثال، اگر صاحبخانه یا شرکت مدیریت املاک هستید، می توانید فوراً با جستجو در دسته بندی صحیح، الگوی قرارداد اجاره ملک اجاره ای را بیابید. به جای اینکه یاد بگیرید چگونه از ابتدا یک قرارداد برای ملک اجاره بنویسید، از این الگو برای ایجاد سریع توافق نامه برای ارسال به مستاجر احتمالی استفاده می کنید.

همکاری های هوشمندانه تر

بسیاری از کسب‌وکارها برای آزاد کردن فضای ذخیره‌سازی، بهبود همکاری‌ها و ساده‌سازی فرآیندها به ابر روی آورده‌اند.

شرکت ها در هر اندازه برای یافتن بهترین نرم افزار مدیریت وظایف تیمی تمام تلاش خود را می کنند، اما می توانند اهمیت یک سیستم جامع مدیریت اسناد را دست کم بگیرند.

یک DMS مبتنی بر ابر به کسب و کارها این امکان را می دهد که نیروی کار انعطاف پذیرتر، ایمن تر و مشارکت پذیرتر ایجاد کنند.

به اشتراک گذاری و پیوستن به نیروها در یک سند یا فرآیند با این نرم افزار پیشرفته آسان تر نیست. کارمندان می‌توانند فایل‌ها را در زمان واقعی ویرایش کنند و DMS نام‌های کاربری و زمان‌ها را به دقت ثبت می‌کند تا یک مسیر حسابرسی قابل اعتماد ایجاد کند.

فرقی نمی‌کند که تیم شما روی صفحه‌گسترده مالی یا قرارداد خرید دارایی همکاری می‌کند. یک DMS به آنها اجازه می دهد تا همزمان کار کنند و در عین حال از ایجاد چندین نسخه از یک سند جلوگیری می کند.

کاهش فضای ذخیره سازی

نگهداری اسناد کاغذی نه تنها می تواند زمان را هدر دهد و به کره زمین آسیب برساند، بلکه کسب و کار شما را مجبور می کند تا از فضای قابل توجهی برای ذخیره فایل های متعدد خود استفاده کند.

به جای پر کردن محل خود با کمدهای بایگانی، جعبه های ذخیره سازی و سطل های زباله، به سیستم مدیریت اسناد بروید.

این کار ضمن محافظت از فایل‌ها، فضای کف را آزاد می‌کند و محیطی سازمان‌یافته‌تر و جادارتر برای شما و تیمتان ایجاد می‌کند. علاوه بر این، شرکت‌ها می‌توانند با راه‌اندازی یک دفتر بدون کاغذ، مسئولیت‌های زیست‌محیطی خود را به نحو احسن انجام دهند. این می تواند میزبانی انرژی سبز و فرصت های کار از راه دور را برای کارکنان تکمیل کند.

بنابراین یک DMS می تواند به شرکت ها در هر اندازه کمک کند تا شهرت و کارایی عملیاتی خود را بهبود بخشند.

هزینه های عملیاتی کمتر

کارآفرینان موفق اهمیت کاهش هزینه های سربار برای به حداکثر رساندن سود را درک می کنند.

جذب مشتریان جدید، طرح های وفاداری و پیش بینی اکسل می تواند امنیت مالی شرکت را تقویت کند. با این حال، شما باید این ماموریت مداوم خود را برای کاهش هزینه های عملیاتی بلندمدت و ایجاد سود و رشد ثابت قرار دهید.

سیستم مدیریت اسناد یکی از راه حل های بسیاری است که می تواند به کاهش هزینه های شما کمک کند. صنعت نشر اولین کسی است که به شما می گوید که هزینه کاغذ در سال های اخیر به شدت افزایش یافته است.

به گزارش پرینت ویک، دو تولیدکننده بزرگ کاغذ در سال جاری قیمت های خود را 8 و 15 درصد افزایش داده اند. بنابراین، یک DMS یک جایگزین مقرون به صرفه، ایمن و سازنده تر برای ذخیره کاغذ در محل است.

به جای اینکه ماهانه مبلغ قابل توجهی را روی کاغذ خرج کنید، می توانید از این پول برای تأمین مالی نرم افزارهای نوآورانه برای تغییر عملیات، امنیت داده ها و امور مالی خود استفاده کنید.

تصویر رایگان برای استفاده از Pexels

آگاهانه انتخاب کنید

اگر احساس می کنید یک سیستم مدیریت مبتنی بر ابر می تواند انتخاب مناسبی باشد، تعداد زیادی در دسترس هستند. تصمیم گیری آگاهانه هنگام انتخاب یکی برای شرکت شما ضروری است.

شما سه گزینه اصلی در دسترس دارید، اما با وجود شباهت‌های فراوان، یک DMS، CRM (که قبلا ذکر شد) و CMS هر کدام از نظر طراحی و عملکرد متفاوت هستند.

تفاوت بین DMS، CRM و CMS چیست؟

پایین به ریزدانه. یک DMS بر ذخیره و ایمن سازی مجموعه گسترده ای از داده های مبتنی بر کاغذ برای بهبود سازمان، امنیت سایبری و بهره وری تمرکز می کند، در حالی که یک سیستم مدیریت قرارداد چرخه های عمر قرارداد را مدیریت می کند و کاربران را قادر می سازد تا با کلیک یک دکمه آن ها را ردیابی، ویرایش و بررسی کنند. یک CRM از ردیابی ارتباطات مشتری پشتیبانی می‌کند و به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا روابط را تقویت کنند، مشتریان احتمالی را پیدا کنند و مشتریان گذشته را به دست آورند.

انتخاب نوع نرم افزاری که به بهترین وجه با نیازهای کسب و کار شما مطابقت دارد، ضروری است. به عنوان مثال، یک شرکت حقوقی یا بخش حقوقی ممکن است از نرم افزار مدیریت قرارداد PandaDoc به دلیل مدیریت حجم بالای قراردادها بهره مند شود.

جالب اینجاست که هم CRM ها و هم CMS ها می توانند برای بهبود کارایی، ذخیره سازی و امنیت در یک DMS ادغام شوند.

نتیجه

با یک سیستم مدیریت اسناد در زمان، پول و تلاش کسب و کار خود صرفه جویی کنید. با انجام این کار، می توانید با فایل های فیزیکی گران، وقت گیر و فضابر خداحافظی کنید و به دفتر کارآمدتر، کارآمدتر و ایمن تر سلام کنید.

به لطف مسیرهای حسابرسی واضح، پشتیبان‌گیری مبتنی بر ابر و ادغام‌های انعطاف‌پذیر، می‌توانید اطمینان داشته باشید که هر سندی که نیاز دارید به صورت ایمن، سازمان‌دهی شده و خصوصی ذخیره می‌شود. این تضمین می‌کند که از داده‌های مصرف‌کننده‌تان محافظت می‌کنید، از فایل‌های حیاتی کسب‌وکار محافظت می‌کنید و می‌توانید خیالتان راحت باشد که اسنادتان پس از یک فاجعه قابل بازیابی هستند.

بیوگرافی:

Yauhen Zaremba – مدیر تولید تقاضا

Yauhen مدیر تولید تقاضا در PandaDoc است، یک ابزار مدیریت اسناد یکپارچه برای تقریباً همه انواع اسناد از جمله این الگوی قرارداد تعمیر خانه. او بیش از 10 سال است که یک بازاریاب بوده و در پنج سال گذشته، کاملاً بر بازارهای امضای الکترونیکی، پروپوزال و مدیریت اسناد متمرکز بوده است. یاوهن تجربه صحبت در کنفرانس های تخصصی را دارد که در آن از به اشتراک گذاشتن تخصص خود با دیگر بازاریابان کنجکاو لذت می برد. و در اوقات فراغت خود یک ماهیگیر مشتاق است و هر سال نزدیک به 20 سفر ماهیگیری انجام می دهد.