نحوه استفاده از وردپرس برای مدیریت اسناد یا مدیریت فایل

آیا می خواهید از وردپرس برای مدیریت فایل ها و اسناد خود استفاده کنید؟

ممکن است صفحات گسترده، تصاویر و اسناد دیگری داشته باشید که باید با بقیه اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید. با آپلود این فایل ها در وردپرس، می توانید به راحتی با افراد دیگر همکاری کنید یا به سادگی این اسناد را در دسترس آسان در داشبورد وردپرس نگه دارید.

در این مقاله، نحوه استفاده از وردپرس را به عنوان یک سیستم مدیریت اسناد یا مدیریت فایل به شما نشان خواهیم داد.

چرا از وردپرس برای مدیریت اسناد و فایل ها استفاده کنیم؟

وقتی از ابزارهای مختلف زیادی استفاده می کنید، از دست دادن ردیابی اسناد آسان است. برای مثال، می‌توانید پیش‌نویس‌ها را با استفاده از پلتفرمی مانند Google Drive به اشتراک بگذارید، ویرایش‌ها را با ابزاری مانند Asana دنبال کنید، و با استفاده از Slack با ویرایشگران و وبلاگ‌نویسان مهمان ارتباط برقرار کنید.

مشکل این است که وقتی از ابزارهای مختلف استفاده می کنید، به راحتی می توان مسیر پروژه را از دست داد. با استفاده از وردپرس برای مدیریت اسناد خود، می توانید همه چیز را در یک مکان نگه دارید. این کار باعث صرفه جویی در وقت و تلاش شما می شود و مطمئن شوید که هرگز فایل های مهم را از دست نمی دهید.

با این اوصاف، بیایید ببینیم چگونه از وردپرس برای مدیریت آسان اسناد و فایل های خود استفاده کنیم.

راه اندازی سیستم مدیریت اسناد وردپرس

ساده ترین راه برای راه اندازی یک سیستم مدیریت اسناد در وردپرس استفاده از WP Document Revisions است. این افزونه به شما امکان می دهد با افراد دیگر روی فایل ها کار کنید، اسناد را به صورت آنلاین ذخیره کنید و تاریخچه ویرایش کاملی را برای هر سند مشاهده کنید.

اولین کاری که باید انجام دهید این است که افزونه را نصب و فعال کنید. برای جزئیات بیشتر، راهنمای گام به گام ما در مورد نحوه نصب افزونه وردپرس را ببینید.

پس از فعال سازی، یک گزینه جدید “اسناد” را در منوی سمت چپ مشاهده خواهید کرد. برای آپلود یک سند در وردپرس، به ادامه مطلب بروید اسناد » همه اسناد. سپس، روی دکمه «افزودن سند» کلیک کنید.

در مرحله بعد، باید به سند یک عنوان بدهید. این باید چیزی باشد که به شما در شناسایی سند کمک کند، به خصوص اگر داشبورد وردپرس را با افراد دیگری مانند وبلاگ نویسان مهمان به اشتراک بگذارید.

پس از انجام این کار، روی دکمه “آپلود نسخه جدید” کلیک کنید.

با این کار پنجره آپلود سند باز می شود که به طور مشابه با کتابخانه استاندارد رسانه وردپرس کار می کند.

می توانید سند خود را بکشید و روی پنجره بازشو رها کنید، یا روی «انتخاب فایل» کلیک کنید و سپس یک فایل را از رایانه خود انتخاب کنید.

WP Document Revisions اکنون فایل را در وردپرس آپلود می کند.

با انجام این کار، می توانید وضعیت گردش کار سند را تنظیم کنید. اگر داشبورد را با افراد دیگر به اشتراک بگذارید، این امر به همه اجازه می‌دهد بدانند که سند یک پیش‌نویس اولیه، در دست بررسی، در حال انجام، یا در حالت دیگری است. این می تواند به شما کمک کند از سوء تفاهم جلوگیری کنید و گردش کار ویرایشی را در وبلاگ های وردپرس چند نویسنده بهبود بخشد.

به سادگی منوی کشویی را در زیر “Workflow State” باز کنید و سپس یک گزینه را از لیست انتخاب کنید.

در مرحله بعد، ممکن است بخواهید توضیحی اضافه کنید، که به سایر کاربران کمک می کند تا بفهمند فایل در مورد چیست.

برای انجام این کار، به سادگی در ویرایشگر متن تایپ کنید. این بخش شامل تمام گزینه‌های استاندارد قالب‌بندی متن است، بنابراین می‌توانید یک پیوند اضافه کنید و نقاط گلوله و لیست‌های شماره‌دار ایجاد کنید، همچنین قالب‌بندی پررنگ و مورب و موارد دیگر را اضافه کنید.

همچنین ممکن است بخواهید یک تصویر سند اضافه کنید، که می تواند به کاربران در درک فایل یا ارائه اطلاعات اضافی، مشابه فهرست یا ضمیمه کمک کند.

این فرآیند شبیه به افزودن یک تصویر ویژه به پست ها و صفحات وردپرس است. به سادگی “Set Document Image” را انتخاب کنید و سپس یک تصویر را از کتابخانه رسانه انتخاب کنید یا یک فایل جدید را از رایانه خود آپلود کنید.

وقتی فایلی را آپلود می کنید، WP Document Revisions شما را به عنوان مالک سند علامت گذاری می کند.

برای تخصیص این فایل به شخص دیگری، فقط منوی کشویی «مالک» را باز کرده و یک کاربر جدید را از لیست انتخاب کنید. این می تواند به سازماندهی اسناد شما کمک کند، به خصوص اگر کاربران و نویسندگان زیادی را به وبلاگ وردپرس خود اضافه کرده باشید.

به‌طور پیش‌فرض، WP Document Revisions فایل را به‌صورت خصوصی منتشر می‌کند، بنابراین فقط کاربرانی که وارد سیستم شده‌اند می‌توانند آن را ببینند.

گزینه دیگر این است که سند را در وب سایت وردپرس خود منتشر کنید تا افراد بتوانند بدون ورود به داشبورد به آن دسترسی داشته باشند.

حتی اگر سند را منتشر کردید، باز هم ایده خوبی است که با کلیک بر روی پیوند “ویرایش” در کنار “Visibility” یک رمز عبور اضافه کنید.

سپس، “Password protected” را انتخاب کنید و یک رمز عبور امن را در قسمت “Password” تایپ کنید.

پس از انجام این کار، روی “OK” کلیک کنید تا تغییرات شما ذخیره شود.

نمی خواهید از رمز عبور استفاده کنید؟ سپس می‌توانید همان فرآیندی را که در بالا توضیح داده شد دنبال کنید، اما این بار «عمومی» را انتخاب کنید.

مهم نیست که چگونه فایل را منتشر می کنید، WP Document Revisions URL آن را مستقیماً زیر عنوان نشان می دهد. افراد می توانند با مراجعه به این URL فایل را ببینند.

برای ایجاد یک پیوند دائمی سفارشی، روی دکمه «ویرایش» کلیک کنید.

سپس، URL جدید را تایپ کنید و روی “OK” کلیک کنید.

وقتی از اطلاعاتی که وارد کرده اید راضی بودید، روی دکمه “به روز رسانی” کلیک کنید تا تنظیمات خود ذخیره شود.

مدیریت ویرایش های اسناد و وضعیت گردش کار در وردپرس

WP Document Revisions همچنین دارای ویژگی های کنترل نسخه قدرتمند است. این می تواند به شما کمک کند تا با نمایش کل تاریخچه یک سند، با افراد دیگر همکاری کنید. حتی می‌توانید نسخه‌های قبلی فایل را باز کنید و نسخه‌های قبلی را در هر زمانی بازیابی کنید.

هر بار که سندی را آپلود یا به‌روزرسانی می‌کنید، می‌توانید یادداشتی را در خلاصه ویرایش تایپ کنید.

این یادداشت‌ها در گزارش ویرایش در پایین صفحه، در کنار نام شخصی که به‌روزرسانی را انجام داده، ظاهر می‌شوند.

اگر آپدیت شامل آپلود فایل جدید باشد، پیوند «بازگشت» را نیز خواهید دید.

برای بازیابی این نسخه از سند، به سادگی روی پیوند کلیک کنید. حتی اگر به نسخه قبلی فایل برگردید، تاریخچه دست نخورده باقی می ماند بنابراین هیچ اطلاعاتی را از دست نخواهید داد.

سفارشی کردن و ایجاد وضعیت گردش کار خود

وضعیت‌های گردش کار، تشخیص اینکه آیا یک سند یک پیش‌نویس اولیه، در حال انجام، یا حالت دیگری است، آسان می‌کند. مانند نحوه ذخیره پست های وبلاگ به عنوان پیش نویس یا منتشر شده، ایالت ها می توانند گردش کار ویرایشی را بهبود بخشند.

WP Document Revisions دارای چهار حالت پیش‌فرض گردش کار است: نهایی، در حال انجام، پیش‌نویس اولیه و در حال بررسی. ممکن است لازم باشد این حالت های پیش فرض را تغییر دهید یا حالت های بیشتری اضافه کنید. به عنوان مثال، اگر در حال ایجاد یک پورتال مشتری هستید، ممکن است وضعیت “در حال بررسی مشتری” را ایجاد کنید.

برای تغییر وضعیت های گردش کار، به اسناد » وضعیت گردش کار. اگر می‌خواهید یک وضعیت موجود را سفارشی کنید، کافی است روی آن نگه دارید و روی دکمه «ویرایش» کلیک کنید.

این یک ویرایشگر را باز می کند که در آن می توانید نام، اسلاگ و شرح وضعیت گردش کار را تغییر دهید. این شبیه به نحوه ویرایش دسته ها و برچسب ها در وردپرس است.

پس از انجام تغییرات، روی دکمه «به‌روزرسانی» کلیک کنید.

همچنین می توانید وضعیت های جدید گردش کار را اضافه کنید.

که در اسناد » وضعیت گردش کار، نام، اسلاگ و توضیحات جدید را تایپ کنید. سپس، روی دکمه «افزودن وضعیت گردش کار جدید» کلیک کنید.

مدیریت نقش های کاربر و دسترسی به اسناد در وردپرس

WP Document Revisions بر اساس نقش کاربر، قابلیت‌های ویرایش اسناد مختلفی را به افراد اختصاص می‌دهد. به عنوان مثال، نویسندگان نمی توانند اسناد منتشر شده توسط افراد دیگر را ویرایش کنند یا اسناد منتشر شده خصوصی را بخوانند.

مجوزهای پیش فرض باید برای اکثر وب سایت ها مناسب باشد. با این حال، اگر می خواهید هر یک از این تنظیمات را بررسی و تغییر دهید، ساده ترین راه استفاده از اعضا است. این افزونه به شما این امکان را می دهد که مجوزهای هر نقش کاربری را شخصی سازی کنید و حتی نقش های کاملاً جدیدی ایجاد کنید.

اولین کاری که باید انجام دهید این است که اعضا را نصب و فعال کنید. برای جزئیات بیشتر، راهنمای گام به گام ما در مورد نحوه نصب افزونه وردپرس را ببینید.

پس از فعال سازی، بهاعضا » نقش هاصفحه ای برای مشاهده تمام نقش های مختلف کاربر در وب سایت وردپرسی خود.

در اینجا، ماوس خود را روی نقش کاربری که می‌خواهید تغییر دهید، ببرید.

سپس می‌توانید ادامه دهید و وقتی ظاهر شد روی «ویرایش» کلیک کنید، که ویرایشگر نقش کاربر باز می‌شود.

ستون سمت چپ انواع مختلف محتوا مانند بلوک های قابل استفاده مجدد و محصولات WooCommerce را نشان می دهد.

در منوی سمت چپ، روی “اسناد” کلیک کنید.

اکنون تمام مجوزهایی را که این نقش کاربر دارد، مانند امکان حذف فایل‌های شخص دیگری یا ویرایش اسناد خود، خواهید دید.

برای هر مجوز کافیست روی کادر “اعطا” یا “رد کردن” کلیک کنید.

هنگامی که از تغییراتی که ایجاد کرده اید راضی هستید، روی “به روز رسانی” کلیک کنید.

برای نگاهی دقیق تر به افزونه اعضا، لطفاً راهنمای ما در مورد نحوه افزودن یا حذف قابلیت ها به نقش های کاربر در وردپرس را ببینید.

پس از نصب این افزونه، حتی می توانید کنترل کنید که چه کسانی به هر سند دسترسی دارند. به سادگی سر به اسناد » تمام اسناد.

در اینجا، نشانگر را روی هر فایلی نگه دارید و هنگامی که پیوند “ویرایش” ظاهر شد، روی آن کلیک کنید.

اکنون به کادر جدید «مجوزهای محتوا» بروید. در اینجا، فهرستی از تمام نقش های کاربری در وبلاگ یا وب سایت وردپرس خود را خواهید یافت.

فقط کادر کنار هر نقشی را که برای دسترسی به این سند نیاز دارد علامت بزنید.

در این بخش، یک برگه عضویت پولی را نیز مشاهده خواهید کرد. این به شما امکان می دهد دسترسی به اعضای پولی را محدود کنید.

برای اطلاعات بیشتر، لطفا راهنمای نهایی ما برای ایجاد یک سایت عضویت وردپرس را ببینید.

وقتی از تغییرات راضی بودید، روی «به‌روزرسانی» کلیک کنید تا تنظیماتتان ذخیره شود.

امیدواریم این مقاله به شما در یادگیری نحوه استفاده از وردپرس برای مدیریت اسناد یا مدیریت فایل کمک کرده باشد. همچنین ممکن است بخواهید راهنمای ما در مورد نحوه ایجاد یک آدرس ایمیل تجاری رایگان و انتخاب متخصص ما از بهترین نرم افزار چت زنده برای مشاغل کوچک را ببینید.

اگر این مقاله را دوست داشتید، لطفاً در کانال یوتیوب ما برای آموزش های ویدیویی وردپرس مشترک شوید. شما همچنین می توانید ما را در توییتر و فیس بوک

پست نحوه استفاده از وردپرس برای مدیریت اسناد یا مدیریت فایل اولین بار در WPBeginner ظاهر شد.

سایت محتوا مارکتینگ