(آخرین به روز رسانی در: 6 ژانویه 2023)
بازار جهانی امضای الکترونیکی اخیراً حدود چهار میلیارد دلار آمریکا ارزش گذاری شده است و پیش بینی ها تا سال 2029 به بیش از 35 میلیارد دلار می رسد.
همچنین به عنوان امضای الکترونیکی شناخته می شود، ظهور امضای الکترونیکی نقش مهمی در حرکت کسب و کارها به سمت عملیات بدون کاغذ و پایدارتر شدن دارد.
ایجاد یک برنامه پایداری بلندمدت به سه دلیل برای کسب و کارها کلیدی است – اولین دلیل ایجاد شهرت خوب به عنوان یک شرکت مسئول است. این عامل روز به روز برای مصرف کنندگان حیاتی تر می شود.
دلیل بعدی این است که یک کسب و کار پایدار و مسئولیت پذیر ارزش آن را افزایش می دهد. و در نهایت، کمک به پایداری بدون کاغذ باعث نجات محیط زیست می شود.
در اینجا چند واقعیت جالب در مورد کاغذ آورده شده است: 50٪ از زباله های کسب و کار تولید شده از کاغذ تشکیل شده است – و متوسط دفتر ایالات متحده از 12.1 تریلیون ورق کاغذ در سال استفاده می کند.
در این وبلاگ، دقیقاً بررسی خواهیم کرد که چگونه راه‌حل‌های امضای دیجیتال به پایداری بدون کاغذ کمک می‌کنند و اینکه آیا بدون کاغذ بودن با پیاده‌سازی امضای الکترونیکی برای سازمان شما مناسب است یا خیر.
امضای الکترونیکی چیست؟
امضای الکترونیکی برای الزام آور قانونی اسناد الکترونیکی به سرعت و ایمن استفاده می شود.
جایگزینی امضاهای دست نویس در اسناد مهم مانند قراردادهای قانونی، امضای الکترونیکی یک تجربه دیجیتالی یکپارچه و بدون کاغذ را فراهم می کند. امضای الکترونیکی شواهدی را ارائه می دهد که امضاکننده شرایط سند را می پذیرد یا با آن موافق است.
نرم افزار امضای الکترونیکی جمع آوری و ذخیره امضا و افزودن فرم ها به اسناد دیجیتال را ساده می کند.
امضای الکترونیکی اغلب برای موارد زیر استفاده می شود:
- برنامه های کاربردی مراقبت های بهداشتی
- خدمات مالی
- قراردادهای فروش
- فرآیندهای جذب نیروی انسانی و کارکنان
- خدمات دولتی
- تایید سن
نحوه ایجاد امضای الکترونیکی
- برای شروع یک برنامه یا نرم افزار امضای الکترونیکی را انتخاب کنید
- یک سند دیجیتال آماده برای امضای الکترونیکی ایجاد یا آپلود کنید
- برای ایجاد امضای الکترونیکی از ماوس یا ترک پد استفاده کنید
- امضای الکترونیکی را به سند ضمیمه کنید
- در صورت لزوم از امضاکنندگان دیگر دعوت کنید تا سند را امضا کنند
- سند امضا شده الکترونیکی را به صورت دیجیتالی در مکانی امن ذخیره کنید
پایداری بدون کاغذ چیست؟
هنگامی که یک کسب و کار تصمیم می گیرد «بدون کاغذ» شود، به این معنی است که همه اسناد، سوابق و فایل ها در قالب دیجیتال ایجاد و ذخیره می شوند.
از آنجا که استفاده از کاغذ بر ردپای کربن کسب و کار شما تأثیر می گذارد، بسیاری از مشتریان اغلب تصمیم می گیرند با شرکت هایی که استراتژی های پایداری بدون کاغذ را ترویج می کنند، معامله کنند.
بدون کاغذ رفتن به شدت بر محیط زیست تأثیر می گذارد. برخی از مزایای آن عبارتند از کاهش قابل توجه جنگل زدایی، زباله، کاغذ و انتشار CO2. بیایید این مزایا را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.
انتشار گازهای گلخانه ای
کاهش مصرف کاغذ فقط به معنای تولید کاغذ کمتر نیست. تولید کاغذ تأثیرات گسترده ای مانند حمل و نقل و سایر مسائل مربوط به مدیریت زنجیره تأمین گسترده دارد.
زنجیره تامین تولید کاغذ با تولید مواد خام برای تولید کاغذ آغاز می شود. از آنجا، چوب برای فرآوری به کارخانه ها، سپس به فروشگاه ها و فروشندگان به کاربران نهایی ارسال می شود.
همه این فرآیندها گازهای گلخانه ای را از احتراق سوخت های فسیلی مورد نیاز برای تولید و حمل و نقل مواد خام منتشر می کنند. ناگفته نماند تاسيسات تصفيه فاضلاب، حمل و نقل كاغذ، برق خريداري شده، حمل و نقل محصول چاپي، دفع و بازيافت.
دفع کاغذ در محل های دفن زباله متان تولید می کند و به ردپای کربن محصولات کاغذی می افزاید.
آلودگی کاغذی
آلودگی کاغذ اثرات مضری بر کیفیت آب، هوا و زمین دارد.
نه تنها کاغذهای هدر رفته بخش قابل توجهی از محل های دفن زباله را تشکیل می دهند، بلکه بازیافت کاغذ نیز منبع اصلی آلودگی است. این به دلیل ضایعات تولید شده در فرآیند جوهرزدایی است.
آلودگی هوا
در طی تولید خمیر و کاغذ، دی اکسید کربن، اکسیدهای گوگرد و اکسیدهای نیتروژن وارد محیط می شوند. دو گاز آخر سهم قابل توجهی در باران اسیدی دارند.
کاهش مصرف کاغذ از طریق استفاده از امضای الکترونیکی تنها می تواند تاثیر مثبتی بر محیط زیست داشته باشد و به کاهش این اثرات آلودگی کمک کند.
امضای الکترونیکی چگونه می تواند به پایداری کمک کند؟
استراتژی پایداری شرکتی برای شهرت کسب و کار مهم است.
این نوع استراتژی تجاری اغلب شامل عناصری مانند:
- اجرای برنامه های بازیافت
- کاهش مصرف انرژی
- بررسی گزینه های میزبانی سبز
- کاهش میزان بسته بندی مورد استفاده در تجارت
- حذف پلاستیک های یکبار مصرف
- کاهش ردپای کربن کسب و کار
- دور شدن از سوخت‌های فسیلی و استفاده از منابع انرژی تجدیدپذیر
مزایای تجاری امضای الکترونیکی
قبل از اینکه بخواهیم جلوتر برویم، باید برخی از مهمترین مزایای امضای الکترونیکی را که باید در هنگام ادغام آنها در شرکت خود در نظر داشته باشیم، یادداشت کنیم. در حالی که مزایای زیست محیطی انتظار می رود، بسیاری از موارد دیگر وجود دارد که باید در این پست وبلاگ پوشش دهیم.
هزینه ها را حذف می کند
پیاده سازی امضای الکترونیکی در گردش کار سازمان شما هزینه های کسب و کار را کاهش می دهد.
ما در مورد هزینه های تجاری صحبت می کنیم که مستقیماً با زمان صرف شده برای چاپ، کپی، اسکن و ارسال اسناد فیزیکی مرتبط است – از جمله ذخیره سازی فیزیکی اسناد، که در شرکت های قدیمی می تواند کل اتاق را اشغال کند.
کار از راه دور را تسهیل می کند
پیاده سازی امضای الکترونیکی کسب و کارها را قادر می سازد تا کارآمدتر شوند.
به عنوان مثال، کارمندانی که وظیفه نوشتن نامه حمایتی را دارند، می توانند این کار را از هر مکانی انجام دهند و بلافاصله درخواست امضای الکترونیکی کنند.
امکان امضای الکترونیکی اسناد از هر نقطه به این معنی است که اسناد سریعتر امضا می شوند و عملیات تجاری راحت تر انجام می شود. به نوبه خود، تسهیل کار از راه دور باعث کاهش مصرف انرژی کارکنان با حذف رفت و آمد می شود.
مشتریان نیز امضای الکترونیکی را دوست دارند. امضای اسناد و قراردادها از هر مکانی خدمات بهتری را به مشتریان ارائه می‌دهد – و احتمالاً کسب و کار شما برای سرعت و کارایی توصیه می‌شود.
خطر تقلب را کاهش می دهد
استفاده از امضای الکترونیکی مسائل امنیتی امضای سند مبتنی بر کاغذ را حذف می کند.
اسناد مبتنی بر کاغذ برای امضاهای جعلی، شناسایی غیرقابل اعتماد امضاکنندگان، اسناد دستکاری شده و سرقت هویت، به عنوان تنها سه مورد، باز است.
شرکت ها باید خطر تقلب را جدی بگیرند. بنابراین، علاوه بر افزایش امنیت وب سایت، منطقی است که اطمینان حاصل شود که تمام جنبه های دیگر کسب و کار تا حد امکان امن هستند.
برنامه های امضای الکترونیکی به طور قانونی توسط کشورهای سراسر جهان به عنوان قانون eIDAS و قانون ESIGN به رسمیت شناخته می شوند که به کسب و کار شما در انجام عملیات جهانی کمک می کند. امضاهای الکترونیکی از فناوری رمزگذاری استفاده می کنند که تکرار آنها را غیرممکن می کند.
از آنجایی که اسناد امضای الکترونیکی از طریق یک اتصال ایمن به طرف های مربوطه تحویل داده می شود، تمام داده های امضا به طور ایمن ذخیره می شوند. در طی این فرآیند، اطلاعات بیومتریک به همراه تاریخ، زمان و مکان ضبط می‌شود تا از قابلیت ردیابی اطمینان حاصل شود.
رشد نرم‌افزار تولید قرارداد که امضای الکترونیکی را قادر می‌سازد، سطح امنیتی بیشتری را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند.
اسناد قابل دسترس
یک دفتر بدون کاغذ به این معنی است که اسناد دیجیتالی بسیار بیشتر از جستجوی بی پایان برای تکه های کاغذ در دسترس هستند. کسب‌وکارهایی که از امضای الکترونیکی استفاده می‌کنند، به سادگی اسناد امضا شده را با استفاده از فضای ذخیره‌سازی ابری ایمن که اشخاص ثالث معمولاً مدیریت می‌کنند، ذخیره می‌کنند.
الزامات قانونی
امضاهای الکترونیکی هم اصالت سند امضا شده و هم هویت امضاکننده را ارائه می کنند. بنابراین، بی اعتبار کردن آن در دادگاه بسیار دشوارتر از امضای دست نویس است.
انتخاب راه حل امضای الکترونیکی کسب و کار شما را قادر می سازد تا با استانداردها مطابقت داشته باشد و الزامات قانونی را برای حفاظت کامل رعایت کند.
ردیابی گردش کار
با امضای الکترونیکی، می توانید به راحتی ردیابی کنید که چه کسی سندی را باز کرده و امضا کرده است – و چه کسی هنوز آن را تایید نکرده است.
دنباله حسابرسی دیجیتال کامل یک سند تجاری برای یک محل کار پربارتر بسیار ارزشمند است.
چگونه می توان به پایداری بدون کاغذ دست یافت
قبل از پرتاب همه نسخه‌های پیشنهادی برندینگ کاغذی خود، بدون کاغذ شدن نیاز به یک استراتژی قوی در سطح تجاری دارد.
در اینجا چند راه واقع بینانه برای شروع آورده شده است:
انجام ممیزی ها
کشف کنید که کدام بخش‌ها و فرآیندهای شرکت هنوز از کاغذ استفاده می‌کنند تا دقیقاً مقیاس کاری را که با آن سر و کار دارید بدانید.
تجهیزات اداری را تغییر دهید
برای شروع دیجیتالی کردن تمام اسناد و فایل های کسب و کار خود، روی یک اسکنر اداری سرمایه گذاری کنید. یک کاغذ خردکن نیز باید در لیست خرید شما باشد.
فرآیندهای جدید
برداشتن اولین قدم ها برای کاهش کاغذ نسبتاً ساده است. با ممنوع کردن فوری چاپ همه اسناد، یادداشت برداری بدون کاغذ و ذخیره اسناد با استفاده از فضای ذخیره سازی ابری شروع کنید.
به جریان فرآیند QA کسب و کار خود علاوه بر سایر گردش کارها فکر کنید. دلیلی وجود ندارد که فرآیندهای تضمین کیفیت را نتوان دیجیتالی کرد – امتیاز این است که این فرآیندها بسیار آسان‌تر برای به اشتراک گذاشتن با بقیه شرکت‌ها هستند.
سیستم های جدید
استقبال از انقلاب بدون کاغذ ممکن است به معنای سرمایه گذاری در سیستم ها و فناوری جدید باشد.
کاهش کاغذ در دفاتر کار آسان تری با نرم افزار CRM است. بهترین سیستم CRM ارتباطات ایمن بین مشتریان و کارکنان را تسهیل می کند و به اشتراک گذاری اسناد دیجیتالی ساده را امکان پذیر می کند.
توضیح دهید و آموزش دهید
ضروری است که استراتژی بدون کاغذ خود را به تیم های گسترده تر منتقل کنید تا از خرید اطمینان حاصل کنید. به این ترتیب، مقاومت کمتری در برابر تغییر تحول دیجیتال خواهید یافت.
فرآیندهای جدیدی را که قصد اجرای آن را دارید به وضوح توضیح دهید. این شامل دیجیتالی کردن اسناد موجود، نحوه عملکرد امضای الکترونیکی، و نحوه ذخیره ایمن و ایمن اطلاعات است.
استراتژی امضای الکترونیکی شما در تمام اسناد کسب و کار شما – از جمله قراردادهای مشتری و تامین کننده، اسناد محرمانگی، قراردادهای منابع انسانی، و برآوردهای مشتری – کار خواهد کرد.
نظارت کنید
برای اطمینان از اینکه استراتژی های بدون کاغذ شما به درستی اجرا شده اند و همه در یک صفحه (!) برای رسیدن به اهداف هستند، برنامه ریزی کنید که نظارت را به طور منظم انجام دهید.
کاهش مصرف کاغذ با امضای الکترونیکی
امضای الکترونیکی به کسب و کار شما بسیار بیشتر از امنیت داده های شرکت شما ارائه می دهد.
کاهش ضایعات تولید شده از اسناد مبتنی بر کاغذ و استفاده از منابع انرژی تجدیدپذیر، راه طولانی در دستیابی به اهداف پایداری کسب و کار شما دارد.
همه کسب و کارها به دنبال راه هایی برای کاهش هزینه ها و ضایعات و بهبود فرآیندهای گردش کار هستند. کاهش مصرف کاغذ با امضای الکترونیکی راه حلی برای آینده ای سبزتر است.
بیوگرافی:
Yauhen Zaremba – مدیر تولید تقاضا
Yauhen مدیر تولید تقاضا در PandaDoc است، یک تولید کننده قالب توافق نامه تجاری و یک ابزار مدیریت اسناد یکپارچه. او بیش از 10 سال است که یک بازاریاب بوده و در پنج سال گذشته، کاملاً بر بازارهای امضای الکترونیکی، پروپوزال و مدیریت اسناد متمرکز بوده است. یاوهن تجربه صحبت در کنفرانس های تخصصی را دارد که در آن از به اشتراک گذاشتن تخصص خود با دیگر بازاریابان کنجکاو لذت می برد. و در اوقات فراغت خود یک ماهیگیر مشتاق است و هر سال نزدیک به 20 سفر ماهیگیری انجام می دهد.