آیا متوجه شده اید که صندوق ورودی شما پر شده است و ایمیل های مهم را از دست می دهید؟ اگر چنین است، نحوه سازماندهی Gmail را با استفاده از این راهنما بیاموزید.
آیا از باز کردن جیمیل خود می ترسید زیرا این همه آشفتگی است؟ آیا هزاران ایمیل خوانده نشده دارید که همیشه قصد داشتید بعداً با آنها برخورد کنید؟ آیا ایمیل مهمی را از دست داده اید زیرا در بین ایمیل های خوانده نشده دیگر گم شده است؟
اگر این آشنا به نظر می رسد، همه چیز از بین نمی رود. جیمیل ابزارهای بسیار مفیدی دارد که می تواند به شما کمک کند صندوق ورودی خود را به حالت اولیه بازگردانید و شاید حتی به آرزوی نهایی برسید: صندوق ورودی صفر.
در اینجا چند نکته مفید در مورد نحوه سازماندهی Gmail آورده شده است.
1. نوع صندوق ورودی مناسب را انتخاب کنید
اگر در تنظیمات Gmail عمیقاً غوطه ور نشده اید، این احتمال وجود دارد که همچنان از صندوق ورودی پیش فرض استفاده می کنید. حتی ممکن است ندانید که انواع مختلفی از صندوق ورودی وجود دارد که می توانید استفاده کنید. انتخاب نوع صندوق ورودی مناسب می تواند تفاوت زیادی در کمک به سازماندهی جیمیل ایجاد کند. بیایید نگاهی به گزینه های شما بیندازیم.
صندوق ورودی پیش فرض
این ظاهر استاندارد جیمیل است. در بالای صفحه برگه هایی برای صندوق ورودی اصلی، تبلیغات و شبکه های اجتماعی دارید.
اول مهم
روشی موثر برای اطمینان از اینکه مهم‌ترین ایمیل‌هایتان را نگه می‌دارید، مهم‌ترین ایمیل‌ها را می‌آموزد که کدام ایمیل‌ها را بیشتر باز می‌کنید و به آنها پاسخ می‌دهید، و همچنین از نشانه‌های دیگر برای قرار دادن آنچه فکر می‌کند مهم‌ترین ایمیل‌ها هستند در بالای ایمیل‌ها استفاده می‌کند. صندوق ورودی شما
ابتدا خوانده نشده
اگر همیشه همه ایمیل ها را به ترتیب باز نمی کنید، این نوع صندوق ورودی می تواند بسیار مفید باشد. نامه شما به دو بخش تقسیم می شود. ایمیل های خوانده نشده در قسمت بالا و ایمیل هایی که در زیر باز کرده اید.
ستاره اول
اگر می‌خواهید کنترل کنید کدام ایمیل‌ها مهم‌ترین در نظر گرفته می‌شوند، Starred First به شما امکان می‌دهد تمام پیام‌هایی را که ستاره‌گذاری کرده‌اید در جلو و وسط قرار دهید. مانند Unread First، پیام های شما به دو بخش تقسیم می شوند.
صندوق ورودی اولویتی
این Gmail شما را به چهار بخش مختلف تقسیم می‌کند و به شما امکان می‌دهد آنها را از گزینه‌هایی مانند خوانده نشده، مهم و خوانده نشده، و ستاره‌دار سفارشی کنید.
صندوق ورودی چندگانه
اگر یک صندوق ورودی برای شما کافی نیست، می توانید ایمیل خود را در چندین صندوق ورودی مختلف مرتب کنید. می‌توانید معیارهای جستجوی مختلفی را برای هر صندوق ورودی ایجاد کنید تا تمام نامه‌های شما به صندوق ورودی مورد نظر شما ختم شود.
نحوه تغییر نوع صندوق ورودی جیمیل
جابجایی به یک نوع صندوق ورودی متفاوت سریع و آسان انجام می شود. می توانید نوع صندوق ورودی خود را از طریق تنظیمات Gmail انتخاب و سفارشی کنید.
برای جابه‌جایی صندوق ورودی، در Gmail تایپ کنید:
- کلیک کنید بر روی تنظیمات آیکون.
- در تنظیمات سریع پانل، نوع صندوق ورودی خود را انتخاب کنید.
- اگر انتخاب کنی پیش فرض، اولویت صندوق ورودی، یا صندوق ورودی چندگانه می توانید کلیک کنید شخصی سازی برای انتخاب گزینه های صندوق ورودی انتخابی خود.
- وقتی کارتان تمام شد، روی آن کلیک کنید ایکس در بالای منو
2. از برچسب ها استفاده کنید
Gmail مجموعه‌ای از برچسب‌های از پیش تعریف‌شده مانند مهم و ارسال شده دارد که روی ایمیل‌های شما اعمال می‌شوند، اما شما می‌توانید برچسب‌های خود را ایجاد کنید تا به سازماندهی صندوق ورودی خود کمک کنید. ایجاد برچسب برای دسته‌هایی مانند Friends و Work به شما این امکان را می‌دهد تا با کلیک بر روی برچسب در نوار کناری، به سرعت به انواع خاصی از ایمیل‌ها دسترسی پیدا کنید.
برای ایجاد برچسب های جدید در Gmail:
- کلیک کنید بر روی تنظیمات آیکون.
- کلیک کنید بر روی همه تنظیمات را ببینید دکمه.
- انتخاب کنید برچسب ها برگه
- کلیک برچسب جدید ایجاد کنید.
- یک نام برای برچسب خود وارد کنید.
- اگر می‌خواهید آن را زیر برچسب دیگری قرار دهید، آن را بررسی کنید Nest Label Under کادر را انتخاب کنید و برچسبی را که می خواهید زیر آن قرار دهید انتخاب کنید.
- کلیک ايجاد كردن. اکنون برچسب شما در نوار کناری ظاهر می شود.
- برای اعمال برچسب خود روی یک ایمیل، روی پیام کلیک راست کرده، نشانگر را روی آن نگه دارید برچسب به عنوانو برچسب خود را انتخاب کنید.
- همچنین می‌توانید با باز کردن نامه و کلیک کردن روی آن، یک برچسب اضافه کنید برچسب ها نماد در بالای صفحه نمایش
- برچسب خود را انتخاب کرده و کلیک کنید درخواست دادن.
- همچنین می توانید از فیلترها برای اعمال برچسب ها استفاده کنید. در زیر می‌توانید درباره فیلترها بیشتر بدانید.
3. آرشیو، نه حذف
در تلاش برای inbox zero، زدن حذف در تمام ایمیل‌هایی که دیگر به آنها نیاز ندارید، می‌تواند رضایت‌بخش باشد. این خوب است تا زمانی که متوجه شوید که یک ایمیل باید به ایمیلی که قبلاً حذف کرده اید دسترسی داشته باشید.
اینجاست که بایگانی وارد می شود. بایگانی کردن ایمیل شما آن را از صندوق ورودی شما خارج می کند، بنابراین شما همچنان می توانید به هدف خود یعنی صندوق ورودی صفر دست پیدا کنید. اما پیام‌های بایگانی شده همچنان قابل جستجو خواهند بود، بنابراین اگر دوباره به یکی نیاز داشتید، می‌توانید آن را به راحتی بازیابی کنید. بایگانی کردن به آسانی انجام می شود که وقتی بدانید چگونه آن را حذف کنید و راهی ساده برای کمک به سازماندهی Gmail شما است.
برای آرشیو ایمیل در جیمیل:
- ایمیلی را که می خواهید بایگانی کنید باز کنید.
- در بالای صفحه، روی بایگانی آیکون.
- ایمیل شما دیگر در صندوق ورودی شما ظاهر نمی شود، اما همچنان می توانید آن را در صندوق دریافت کنید همه نامه ها مشاهده کنید و در نتایج جستجو ظاهر می شود.
- از طرف دیگر، برای بایگانی بیش از یک ایمیل در یک زمان، می توانید چندین ایمیل را در صندوق ورودی خود انتخاب کنید و روی یکی از آنها کلیک راست کرده و سپس انتخاب کنید. بایگانی.
4. ارسال و بایگانی
اگر از طرفداران آرشیو کردن هستید، می توانید از ابزار مفیدی استفاده کنید که به محض ارسال پیام، آن را بایگانی می کند. ایمیل پنهان می ماند مگر اینکه گیرنده به آن پاسخ دهد، در این مرحله دوباره در صندوق ورودی شما ظاهر می شود. این ویژگی مفید به طور پیش فرض غیرفعال است.
برای روشن کردن Send & Archive در Gmail:
- کلیک کنید بر روی تنظیمات آیکون.
- کلیک کنید بر روی همه تنظیمات را ببینید دکمه.
- انتخاب کنید عمومی برگه
- کلیک کنید بر روی نمایش دکمه “ارسال و بایگانی” در پاسخ دکمه.
- به پایین صفحه بروید و کلیک کنید ذخیره تغییرات.
- هنگامی که به یک ایمیل پاسخ می دهید، اکنون گزینه Send and Archive ایمیل خود را خواهید دید.
5. فیلترها دوست شما هستند
از فیلترهای جیمیل می‌توان برای دور نگه داشتن نامه‌هایی که علاقه‌ای به آنها ندارید، از صندوق ورودی خود استفاده کرد. می‌توانید فیلترهایی را برای اعمال برچسب‌ها بر روی ایمیل‌های خاص تنظیم کنید، یا برای ارسال آن «جوک‌های» آزاردهنده‌ای که عمه بزرگتان شما را مستقیماً به سطل زباله می‌فرستد. اگر می خواهید حساب جیمیل خود را سازماندهی کنید، یادگیری نحوه استفاده از فیلترها ضروری است.
یک مثال مفید از فیلتر این است که ایمیل‌های خبرنامه مستقیماً به آرشیو شما بروند.
برای داشتن ایمیل‌های خبرنامه، از صندوق ورودی خود در Gmail صرفنظر کنید:
- کلیک کنید بر روی گزینه های جستجو نماد در نوار جستجو
- در دارای کلمات فیلد، نوع تومشترک شوید.
- کلیک فیلتر ایجاد کنید.
- بررسی کنید از صندوق ورودی رد شوید (آن را بایگانی کنید) جعبه
- کلیک فیلتر ایجاد کنید.
- اکنون هیچ ایمیلی با کلمه “لغو اشتراک” در صندوق ورودی شما ظاهر نمی شود، اما همچنان می توانید آنها را در همه نامه ها پوشه
6. به تعویق انداختن ایمیل های غیر فوری
اگر یک ایمیل نیاز به رسیدگی داشته باشد اما در اولویت نیست، فراموش کردن آن بسیار آسان است زیرا در زیر کوهی از ایمیل‌های دیگر مدفون می‌شود. به تعویق انداختن ایمیل، آن را در زمانی که شما انتخاب می کنید به بالای صندوق ورودی شما بازمی گرداند.
برای به تعویق انداختن ایمیل در جیمیل:
- نشانگر را روی ایمیلی که می‌خواهید به تعویق بیندازید قرار دهید.
- کلیک کنید بر روی به تعویق انداختن آیکون.
- یکی از گزینه های از پیش تعریف شده را انتخاب کنید یا با کلیک کردن، زمان و تاریخ خود را انتخاب کنید تاریخ و زمان را انتخاب کنید.
- ایمیل از صندوق ورودی شما حذف می شود اما در زمان و تاریخی که مشخص کرده اید در بالای صندوق ورودی شما بازخواهد گشت.
از جیمیل بیشتر دریافت کنید
یادگیری نحوه سازماندهی Gmail تضمین می کند که شما مسئول ایمیل های خود هستید، نه اینکه ایمیل های شما مسئول شما باشند. ترفندهای زیادی وجود دارد که به شما کمک می کند تا از حساب جیمیل خود بهره بیشتری ببرید.
می توانید نحوه یافتن سریع ایمیل های خوانده نشده در Gmail را بیاموزید. اگر دنبال کردن نمای مکالمه برایتان سخت است، می‌توانید ایمیل‌ها را لغو گروه‌بندی کنید. نه تنها این، بلکه می توانید یک لیست ایمیل گروهی نیز ایجاد کنید تا به سرعت به چندین نفر در یک زمان ایمیل ارسال کنید.
سایت محتوا مارکتینگ
برای دیدن مطالب آموزشی بیشتر در زمینه سخت افزار و نرم افزار اینجا کلیک کنید!